Aktualizacja: 15 października 2026 r.
1. Kto odpowiada za dane
Administratorem danych jest OPTIMAL HOME Sp. z o.o., prowadząca markę Optimal Pro Home, ul. Marca Polo 29/5, 51-504 Wrocław, KRS 0000776296, NIP 8943139135, REGON 382625630.
W sprawach danych osobowych napisz na rodo@optimalhome.pl lub na adres siedziby. Zapytania dotyczące usług kieruj na kontakt@optimalhome.pl.
2. Jakie informacje przekazujesz
Formularz wymaga wybrania tematu, podania imienia oraz telefonu albo adresu e-mail. Wystarczy jeden sposób kontaktu. Lokalizacja, metraż, planowany termin, budżet roboczy i dodatkowa wiadomość są opcjonalne. Możesz również skontaktować się telefonicznie lub e-mailem.
Zgłoszeniu towarzyszą potwierdzenie zapoznania się z informacją o prywatności i oznaczenie jej wersji. Serwer dodaje datę otrzymania zgłoszenia; te informacje trafiają do wiadomości razem z danymi kontaktowymi. Czas rozpoczęcia wypełniania i dodatkowe pole przeciw botom służą sprawdzeniu zgłoszenia i nie są dołączane do wiadomości. Adres IP jest używany przez zabezpieczenie opisane niżej; nasz skrypt nie dopisuje go do treści zgłoszenia. Logi hostingu mają odrębne zasady.
Jeśli przygotujesz zapytanie na stronie partnera Vent Tech Group, wybrane przez Ciebie kategorie zakresu, rodzaju obiektu i etapu prac trafią do adresu strony kontaktowej i podpowiedzi wiadomości. To wybór treści zapytania, a nie śledzenie reklamy; nie wpisuj danych osobowych w adresie strony. Treść możesz zmienić przed wysłaniem. Zgłoszenie odbiera Optimal Pro Home; udział partnera ustalamy z Tobą osobno.
Podanie danych jest dobrowolne; bez sposobu kontaktu nie odpowiemy na zgłoszenie. Na etapie pierwszego zapytania nie potrzebujemy numeru PESEL, dokumentu tożsamości ani danych o zdrowiu. Przesyłaj tylko informacje potrzebne do omówienia lokalu i zakresu prac.
3. Po co korzystamy z danych
- Aby na Twoją prośbę przygotować ofertę lub zawrzeć i wykonać umowę: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Aby odpowiedzieć na inne pytania, kontaktować się z przedstawicielami firm oraz chronić korespondencję i stronę przed nadużyciami: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym interesem jest sprawna obsługa kontaktu i bezpieczeństwo usług.
- Aby wykonać obowiązki podatkowe i rozliczeniowe: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Aby ustalić, dochodzić lub bronić roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym interesem jest ochrona praw majątkowych i obrona przed nieuzasadnionymi żądaniami. Zachowujemy tylko potrzebne dowody.
Wysłanie zapytania ani zaznaczenie potwierdzenia przy formularzu nie zapisuje Cię do newslettera i nie stanowi zgody na marketing. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływały na Twoją sytuację. Opcjonalne statystyki opisane niżej nie służą automatycznemu ustalaniu warunków oferty.
4. Kto może mieć dostęp
Dostęp mają osoby upoważnione do obsługi sprawy oraz dostawcy hostingu i poczty (LH.pl), utrzymania technicznego, a gdy sprawa tego wymaga — księgowości lub pomocy prawnej. Dostęp ograniczamy do potrzeb wykonywanej usługi i właściwej podstawy współpracy. Kontakt do partnera wykonawczego przekazujemy po osobnym, jasnym ustaleniu z klientem. Dane mogą być udostępnione organom uprawnionym na podstawie prawa.
Hosting strony i poczty zapewnia LH.pl Sp. z o.o. Otrzymany dokument powierzenia z 8 października 2026 r. dla serwera obsługującego projekt opisuje przetwarzanie danych przez LH w naszym imieniu. W jego załączniku przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych określono jako „Nie dotyczy”. Dokument przewiduje korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających w niezbędnym zakresie oraz informowanie nas o ich zmianach, z możliwością sprzeciwu. Odnośniki do zewnętrznych serwisów mają odrębne zasady opisane niżej.
5. Jak długo przechowujemy dane
Zapytania bez umowy i korespondencja organizacyjna
Zapytanie bez zawarcia umowy przechowujemy przez czas jego obsługi, najwyżej 12 miesięcy od ostatniego merytorycznego kontaktu w tej sprawie. Dane zbędne usuwamy wcześniej; automatyczna wiadomość nie odnawia terminu. Po zamknięciu realizacji zbędną korespondencję organizacyjną i duplikaty usuwamy w ciągu 12 miesięcy. Spam i niepotrzebne testy — w ciągu 30 dni.
Przegląd odbywa się co miesiąc pod odpowiedzialnością właściciela firmy, również w folderach wysłanych, koszu i lokalnych kopiach poczty. Przegląd nie przedłuża wskazanych terminów. Gdy wiadomość dokumentuje konkretny spór lub incydent, wydzielamy potrzebny materiał i ustalamy datę ponownej oceny.
Umowy, rozliczenia i roszczenia
Dokumenty potrzebne do wykonania umowy zachowujemy przez czas jej realizacji. Następnie pozostają wyłącznie dokumenty wymagane dla rozliczeń lub potrzebne do reklamacji, gwarancji i roszczeń.
Dokumenty podatkowe przechowujemy do upływu właściwego terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego — co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zawieszenie lub przerwanie biegu terminu oraz szczególne obowiązki dokumentacyjne mogą wydłużyć ten okres.
Dla dowodów związanych z umową uwzględniamy rodzaj roszczenia, datę jego wymagalności, okres odpowiedzialności za wady lub udzielonej gwarancji oraz bieg przedawnienia. Terminy ogólne wynoszą 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą lub świadczeń okresowych — 3 lata, z regułą końca roku. Przepisy szczególne mogą przewidywać inne terminy; reguła końca roku nie dotyczy terminów krótszych niż 2 lata. Nie oznacza to przechowywania każdej wiadomości przez 6 lat. W konkretnej sprawie termin ustalamy według właściwej umowy i przepisów, a przy sporze ponownie oceniamy po jego zakończeniu. Na żądanie wyjaśnimy, które kryterium zastosowaliśmy do Twoich danych.
Zabezpieczenie formularza
Formularz używa krótkotrwałego identyfikatora wyliczonego z adresu IP oraz zapisuje czas prób wysłania. Licznik nie zawiera treści wiadomości ani danych kontaktowych. Nie traktujemy identyfikatora jako danych anonimowych. Po poprawnym wypełnieniu formularza limit obejmuje 5 prób przekazania zapytania w ruchomej godzinie. Wygasłe liczniki są czyszczone co godzinę; przy sprawnym mechanizmie pozostają w aktywnym magazynie zwykle do około 2 godzin od ostatniej zapisanej próby. Rekordy uszkodzone wymagają wyjaśnienia; kopie i logi mają odrębne zasady.
Logi i kopie bezpieczeństwa
Serwer przetwarza dane techniczne połączenia potrzebne do dostarczenia strony i diagnozowania błędów, w tym adres IP oraz czas i parametry żądania.
LH opisuje codzienne kopie strony i nocne kopie poczty pozostającej na serwerze z okresem przechowywania 30 dni. Usunięcie wiadomości z aktywnej skrzynki nie oznacza natychmiastowego usunięcia jej z istniejącej kopii. Kopie służą odtworzeniu po awarii; po przywróceniu danych ponownie uwzględniamy wykonane wcześniej usunięcia. Lokalne archiwa poczty i ręczne kopie nie podlegają automatycznie rotacji LH.
Własne kopie techniczne zawierające dane osobowe usuwamy w ciągu 30 dni od odbioru zmiany, potwierdzenia możliwości odtworzenia i stwierdzenia, że kopia nie jest już potrzebna do bezpiecznego wycofania zmiany. Dłuższe zachowanie wymaga konkretnego powodu, ograniczenia do potrzebnych dowodów oraz daty ponownej oceny, np. przy sporze lub incydencie. Po odtworzeniu ponownie uwzględniamy wcześniejsze decyzje o usunięciu danych.
6. Twoje prawa
Możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, na warunkach RODO. Prawo przenoszenia dotyczy danych, które nam dostarczyłeś i które przetwarzamy automatycznie na podstawie umowy lub zgody, na warunkach art. 20 RODO. Wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie możesz wnieść sprzeciw związany ze swoją szczególną sytuacją. Możesz złożyć skargę do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
Żądania dotyczące danych kieruj na rodo@optimalhome.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu miesiąca; jeśli sprawa wymaga przedłużenia zgodnego z RODO, w tym terminie wyjaśniamy przyczynę i dalszy termin. Gdy powstaną uzasadnione wątpliwości co do tożsamości, poprosimy tylko o informacje niezbędne do jej potwierdzenia. Nie przesyłaj od razu skanu dokumentu tożsamości.
Usunięcie może nie obejmować danych nadal potrzebnych do obowiązków prawnych lub roszczeń; wtedy wyjaśnimy podstawę i zakres dalszego przechowywania.
7. Analityka i zewnętrzne serwisy
Analitykę Google Analytics 4 przez Google Tag Manager uruchamiamy wyłącznie po Twojej zgodzie. Możesz ją odrzucić, a formularz, telefon i WhatsApp pozostają dostępne. Podstawą przetwarzania danych w opcjonalnym pomiarze jest Twoja zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Możesz ją cofnąć przyciskiem w stopce tak samo łatwo, jak ją wyrazić. Cofnięcie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.
Pomiar obejmuje oglądane strony oraz kliknięcia telefonu i WhatsApp, a przy formularzu — potwierdzone przyjęcie zapytania przez nasz serwer. Przyjęcie zapytania nie oznacza jeszcze doręczenia poczty, rozmowy ani zawarcia umowy. Google otrzymuje kontrolowany adres strony, identyfikator pomiarowy w cookies i informacje o połączeniu. Nie przekazujemy treści formularza, danych kontaktowych, identyfikatora Twojego wyboru prywatności ani parametrów i fragmentów adresu strony.
Google informuje, że adresy IP użytkowników z UE nie są zapisywane w Analytics: są wykorzystywane do wyznaczenia przybliżonej lokalizacji i odrzucane przed zapisaniem. Wyłączamy Google Signals, personalizację reklam i zbieranie szczegółowych danych lokalizacji oraz urządzenia. Retencja danych użytkowników i zdarzeń wynosi 2 miesiące, bez odnawiania przy aktywności. Ustawienie to nie ogranicza większości standardowych raportów zbiorczych.
Google Analytics jest usługą Google Ireland Limited (Irlandia); do zarządzania tagami służy Google Tag Manager. W przetwarzaniu mogą uczestniczyć inne podmioty Google, w tym Google LLC w USA. Przetwarzanie może więc obejmować państwa poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Pierwszy odbiór danych w UE nie oznacza przetwarzania wyłącznie w UE.
Google opisuje korzystanie z decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, w tym ram EU–US Data Privacy Framework w odniesieniu do objętych nimi transferów do certyfikowanych podmiotów w USA. We właściwych pozostałych przypadkach wskazuje standardowe klauzule umowne. Szczegóły i dokumenty zabezpieczeń są dostępne w informacji Google o transferach danych oraz warunkach przetwarzania danych Google. O informacje o zabezpieczeniach dotyczących Twoich danych możesz też wystąpić na rodo@optimalhome.pl.
Meta Pixel i Microsoft Clarity pozostają wyłączone. Formularz nie dołącza oznaczeń kampanii ani historii wejść do zgłoszenia. Odnośniki do Google, Facebooka, Instagrama, WhatsApp i optimalhome.pl otwierają inne serwisy, w których obowiązują ich własne zasady. Szczegóły wyboru i pamięci przeglądarki opisuje polityka cookies.
8. Aktualizacja informacji
Zmianę sposobu przetwarzania poprzedzimy odpowiednią aktualizacją tej informacji. Nowy zakres opcjonalnych pomiarów wymaga ponownego świadomego wyboru.